Bewaarplicht in het digitale tijdperk - Actueel - Veltkamp & Pol - Accountants en Belastingadviseurs

Bewaarplicht in het digitale tijdperk

Wist u dat u uw financiële administratie als ondernemer zeven jaar lang dient te bewaren? Dat geldt voor papieren en digitale gegevens. Nu er steeds meer digitaal wordt gecommuniceerd zijn er een aantal zaken waar u goed op moet letten. Daarover hieronder meer.

De genoemde bewaartermijn van zeven jaar gaat lopen na afloop van het boekjaar. Een factuur van 2 januari 2017 mag dus pas in 2025 vernietigd worden.

Hoofdregel is dat de gegevens bewaard worden in de vorm waarin ze zijn ontvangen. Alles wat digitaal ontvangen wordt, dient daarom in beginsel digitaal bewaard te worden. Worden uw bankafschriften niet meer per post opgestuurd? Dan dient u ze dus ook digitaal te kunnen laten zien.

TIP: heeft u de afschriften van 2016 nog niet gedownload? Doe dat dan nu!

Let op dat digitale bankafschriften in de meeste gevallen slechts beperkte tijd beschikbaar zijn. Sla ze daarom tijdig en goed op. In de meeste gevallen kunt u ze nog wel achteraf opvragen, maar daaraan zijn extra kosten verbonden. Maak er dus een goede gewoonte van om in het eerste kwartaal van een jaar de afschriften van het voorgaande boekjaar te downloaden en op te slaan. Datzelfde geldt voor andere digitale documenten, bijvoorbeeld voor (mobiele) telefoon- en internetrekeningen.

Andersom geldt de hiervoor bedoelde regel ook: ontvangt u facturen per post? Dan mag u ze inscannen voor uw eigen administratie, maar bij een controle dient u ook de originele versies te kunnen tonen.

« terug naar overzicht

Veltkamp & Pol - Accountants en Belastingadviseurs Veltkamp & Pol - Accountants en Belastingadviseurs
Veltkamp & Pol - Accountants en Belastingadviseurs Veltkamp & Pol - Accountants en Belastingadviseurs